華視與晶華酒店相繼導Gmail

4 一月
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華視和晶華酒店都從原本的自建郵件系統,轉到Google的雲端企業版Gmail,不僅考慮系統自建成本問題,也希望降低郵件伺服器當機風險

過去企業都必須自建並維護內部電子郵件伺服器,但這麼做因為必須支付電子郵件作業軟體的授權,加上硬體維護費用,往往成本過高,並且如果郵件系統一故障,公司整個作業流程更會因此延宕。但隨著雲端服務愈趨發展,臺灣開始有企業導入Google的Gmail企業版本,作為企業內部郵件服務。

華視改用Gmail節省千萬元郵件系統建置費
華視在2年多前,因為舊的郵件伺服器年限已到,面臨該更新系統還是換新郵件平臺的抉擇點。

媒體業的IT預算並不多,因此華視的郵件伺服器並沒有另一臺備援的機器,每次遇到郵件系統故障時,華視資訊部門總得趕快準備另一臺新機器,才能讓郵件系統再度順利運作。這樣一來一往,總得花上好幾個小時。

但其實電視臺記者的資訊大都透過電子郵件獲得,郵件系統對媒體業來說是相當重要的,所以當時華視資訊科技處處長黃日春考慮到硬體維護不易又常當機,開始思考將內部郵件系統轉到雲端平臺。

黃日春開始考慮Gmail服務,但是他也擔心資料洩漏問題。經過華視不斷向Google詢問,確定Gmail的資料會分散儲存在Google的全球7處資料庫中,並且Google也詳細說明若資料外洩的賠償事項。

最後,能順利說服華視上層主管使用Gmail的關鍵,是因為黃日春直接呈上一份比較表,比較自行建置郵件系統和用Gmail的成本,他評估2臺郵件的主機伺服器、備份儲存設備,以及作業系統授權費、大型商用郵件系統軟體費用和600個帳號授權費,共近2千萬元。

但Google的Gmail服務,依員工帳號數1人1年50美元,總共600名,1年共計3萬美元,約臺幣90萬,使用5年也才共計450萬元,建置成本相對低。

最後華視決定先試行半年,從一開始先讓重度使用者用300個帳號,到現在甚至已增加到600個帳號。黃日春表示,使用Gmail約2年多以來,華視沒發生 過郵件系統當機或資料外洩問題,並且員工的郵件空間也從過去的幾百MB增加到25GB,不需要一直刪除信件,此外,Gmail的垃圾信阻擋功能也有很大幫 助,省下過去購買第三方垃圾阻擋工具的成本。

華視更將內部的人事請假系統導入Google Calendar,只要部門員工在人事系統中請假,部門主管就能在Google的部門行事曆中看到請假事項,不必再到人事系統中查詢。

多語言服務讓晶華的跨國分店管理變得更方便
一開始晶華酒店只有臺灣分店,所以採自建電子郵件伺服器,但在2~3年前,晶華董事長買下Regent這個飯店品牌後,晶華旗下一時增加海外6間分店。為了集中管理電子郵件,晶華選擇了Google的Gmail。

晶華酒店集團資訊長陳世銘表示,因為海外各地分店都使用不同的語言,Google能支援多種語言版本,使用者只要遇到使用問題,直接查詢其國家語言的Google的線上支援就能解決,節省了管理者的麻煩。

其次,因為一般使用者都已相當熟悉Gmail,因此能大大減輕教學成本。

考慮到上述兩個好處,晶華就決定採用企業版Gmail,全球400多名員工,晶華只有指派1名IT人員協助導入各分店。並且在導入初期,晶華先與舊的郵件伺服器並行使用,再逐步將企業郵件系統移轉至雲端服務上,讓使用者無痛移轉。

運行一段時間下來,陳世銘也發現,因為Gmail完整支援多平臺的行動裝置,合適大部分員工都不坐在電腦前面的飯店業,加上這項服務以帳號計價,所以擁有相當大的彈性來隨時增減使用者的帳號數量。

但是,陳世銘表示,目前遇到的問題就在於中國對Google的接受度較低,所以可能後端會管制Google內容。目前晶華的北京分館雖然也使用Gmail,但收信速度卻比較慢,從臺灣寄一封郵件過去,會延遲好幾分鐘才收到。文⊙楊晨欣

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